Por que o gerenciamento de tempo em projetos é a chave do sucesso?

O sucesso de um projeto é pautado, essencialmente, em um planejamento estratégico apurado e minucioso. E como o êxito de um plano de ação está inerentemente ligado ao cumprimento de prazos, a gestão de tempo se faz indispensável para qualquer intento. Além disso, uma boa organização e distribuição das horas ao longo do dia nos permite uma maior produtividade no trabalho e, até mesmo, possibilita mais tempo livre para vida pessoal e hobbies.

No artigo de hoje, explicaremos como se dá a gestão de tempo em projetos e como ela é fundamental para que metas sejam cumpridas e planos bem-sucedidos. Você poderá acompanhar, ainda, quais são as etapas e as táticas fundamentais para um gerenciamento de tempo eficiente. Acompanhe!

Gerenciamento de tempo em projetos

De acordo com o consagrado guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK), o gerenciamento de tempo pode ser definido como “os processos necessários para a realização de um projeto no prazo estimado”. Para que o gerenciamento de tempo em um determinado projeto seja eficaz, é preciso, antes de tudo, disciplina e um controle constante de todas as etapas do planejamento.

A gestão de tempo é essencial pois, por meio dela, não só os prazos são cumpridos, como torna-se possível prever e organizar uma margem de segurança para detectar erros e corrigir deficiências antes que prazos expirem.

Entre os principais prejuízos causados por um gerenciamento de tempo ineficiente podemos ressaltar quatro:

Entrega do projeto com erros ou falta de minúcia

Não é novidade para ninguém que pressa e excelência não caminham juntas. Sem um bom gerenciamento de tempo, você não terá margem para analisar seu trabalho mais atentamente e, com isso, detectar possíveis falhas. Tampouco terá a chance de acrescentar melhorias que poderiam fazer toda a diferença no resultado final.

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Sobrecarregamento e stress

Sem um mínimo de organização em relação ao tempo, os afazeres tendem a se acumular, o tempo para dedicação se torna escasso e turbulento e, desse modo, sua competência e destreza poderão ser comprometidas pela falta de equilíbrio tático e emocional. Até mesmo as pessoas mais avessas à rotina precisam de um gerenciamento de tempo articulado se buscam a excelência em seus trabalhos.

Comprometimento da credibilidade profissional

Se, ao fechar um negócio, você anunciar uma deadline para a entrega de um projeto e não for capaz de cumprir o prazo preestabelecido por você mesmo, o cliente tenderá a cultivar uma impressão de falta de profissionalismo e seriedade em relação a você. Com isso, dificilmente ele voltará a negociar com você ou te indicará para conhecidos. Em casos extremos, é possível até que sua reputação fique debilitada no seu ramo de atuação.

Prejuízos financeiros

Quanto menos organização e otimização do tempo, menos o seu tempo de trabalho valerá. Para além dos danos relacionados à credibilidade, você poderá perder (ou deixar de ganhar) muito dinheiro se não souber organizar o seu tempo.

Se, por exemplo, você pegou um projeto que lhe renderá R$ 5 mil e que, com disciplina e um bom cronograma, poderia ser concluído em, no máximo, uma semana, sua hora/dedicação — considerando um regime de 44 horas semanais — valerá mais de R$ 100. Sem o gerenciamento de tempo, esse valor será drasticamente reduzido e você, prejuízos financeiros.

Etapas fundamentais da gestão de tempo

Ainda de acordo com o guia PMBOK, para que o gerenciamento do tempo do seu projeto seja eficaz, ele precisa ser organizado em um cronograma que passará pelas seguintes etapas:

Planejamento do gerenciamento do cronograma

Nesse passo inicial, você estabelecerá políticas e procedimentos para planejar, desenvolver, gerenciar o controlar o seu cronograma de atividades. Essa etapa requer um critério de análise bastante exigente e cuidadoso. Para a organização do cronograma, você deverá avaliar, além de marcos contratuais e prazos de entrega desejados, a real viabilidade de qualquer acordo que venha a ser firmado.

Definição de atividades

Nessa etapa, serão avaliadas as atividades específicas necessárias para o cumprimento de cada ponto do projeto. Cada trabalho é dividido em subtarefas que são indispensáveis para a conclusão do todo. Portanto, faça um esboço sobre tudo que será preciso executar para a conclusão global.

Sequenciamento das atividades

Nesse momento, você observará o esboço construído no item anterior e documentará as relações de dependência entre uma atividade e outra. Dessa forma, será mais fácil organizar a ordem de execução no cronograma.

Estimativa de recursos

Cada atividade requer recursos específicos para sua realização. Por isso, redija, de forma objetiva, o que cada uma das suas subtarefas exigirão. Os recursos podem se traduzir em materiais, custos, visitas a um local, dentre outros.

Estimativa de duração

Uma excelente maneira de organizar o seu tempo é dividindo-o em períodos de trabalho — o que permite um maior foco e também uma análise sobre a sua produtividade. Podem ser, por exemplo, 50 minutos de trabalho para cada 10 de descanso (para beber água ou um café, ir ao banheiro ou retornar uma ligação). Feita essa divisão, faça uma estimativa sobre a duração de cada uma das atividades que serão realizadas por você.

Desenvolvimento de cronograma

Após as etapas anteriores, será o momento de colocar o cronograma em prática. Nesse passo, você analisará as restrições para execução e criação do seu gerenciamento de tempo. A avaliação dos riscos que podem alterar a previsão de conclusão do projeto é essencial para manter a organização e o sucesso do projeto.

Controle do cronograma

Concluídos os passos anteriores, você deverá manter um controle constante sobre a execução do cronograma. Alterações quase certamente serão precisas. No entanto, uma análise atenta e frequente assegurará que as possíveis modificações sejam pontuais e que não comprometam o todo.

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Táticas para um bom gerenciamento de tempo

Na sequência, reunimos algumas dicas para que seu gerenciamento de tempo seja realmente bem-sucedido. Confira:

  • Ouça toda a equipe que trabalhará no projeto e tome decisões conjuntas. A elaboração do cronograma deve respeitar a disponibilidade e o consenso geral;

  • Envolva e consulte, sempre que possível, o cliente na execução do planejamento e do projeto em si;

  • Construa um escopo de cronograma bastante detalhado antes de fornecer prazos de entrega;

  • Se o cliente pedir uma estimativa de prazo antes da organização do cronograma do projeto, baseie sua resposta em trabalhos anteriores similares, nunca na sua vontade, tampouco na dele;

  • Seja realista e objetivo em relação a prazos e recursos;

  • Tenha planos de contingência para recuperação do andamento do cronograma em caso de atrasos.

O gerenciamento de tempo em projetos é a chave do sucesso profissional. Gostou do nosso artigo? Ainda tem alguma dúvida sobre o assunto ou alguma ideia que gostaria de dividir conosco? Deixe seu comentário!

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