Otimize a rotina com 9 ferramentas de gestão de pequenas empresas

Controlar finanças, liderar equipes e gerir recursos e processos são atividades fundamentais na rotina de uma empresa. Porém, engana-se quem pensa que estas são obrigações mais tranquilas na gestão de um pequeno negócio.

Na verdade, para manter tudo em ordem sem perder o ritmo de vendas, lojistas e empresários precisam tirar o máximo de cada recurso de que dispõem, o que pode exigir trabalho redobrado.

Atualmente, muitos trabalhos corporativos não se limitam ao formato de abordagens, técnicas e metodologias. Embora ainda tenham seu valor, essas práticas são melhor aproveitadas quando aliadas a sistemas de aplicativos e softwares específicos para gestão.

Então, para você que busca otimizar processos, no post de hoje trouxemos 9 ferramentas de gestão para pequenas empresas. Conheça agora cada uma e seus recursos!

1. Análise SWOT

Bastante conhecida nas grandes organizações, a Análise SWOT é uma ferramenta de administração que também pode ser aproveitada por micro e pequenas empresas. Basicamente, ela tem como objetivo auxiliar empreendedores a fazerem análises mais objetivas dos negócios, a fim de definir seus próximos planos de ação.

Para colocá-la em prática, é preciso levantar os pontos fortes, os pontos fracos, as oportunidades e as ameaças existentes ao negócio. Deve-se considerar que as forças e fraquezas estão dentro da empresa, enquanto que oportunidades e ameaças vêm de fora dela. Com base nisso, você conhece melhor os fatores envolvidos com o negócio e trabalha para aproveitar cada informação de maneira positiva.

2. Design Thinking

Esta ferramenta em forma de abordagem é de grande utilidade para empreendedores que querem agregar conceito aos seus produtos. Estruturado nas etapas de indicação, inspiração, ideação e implementação, o Design Thinking deve ser aplicado coletivamente para focar na satisfação de pessoas, e não somente no consumidor final.

Com uso da ferramenta, a equipe será capaz de conhecer melhor o mercado e seus diferentes públicos, identificar novas oportunidades e propor estratégias que façam com que os produtos se tornem cada vez mais necessários aos consumidores.

3. Expensify

Disponível para os sistemas Android, iOS e Windows Phone, o Expensify é um aplicativo para organização de receitas e controle de despesas. Ele também pode ser integrado a outras ferramentas, como Evernote e Dropbox, com a principal vantagem de poder ser operado no modo offline. 

Dessa forma, mesmo que o empreendedor estiver longe da sua loja — em caso de uma viagem de negócios, trabalho em casa —, poderá aproveitar a ferramenta para lançar dados financeiros, digitalizar recibos, importar registros bancários, entre outras funcionalidades.

4. Gestão Plus

Este é um software multifuncional e que traz benefícios para qualquer modelo de negócio. Com seus recursos, empreendedores têm a possibilidade de aprimorar o desempenho, ganhar tempo e otimizar os resultados.

Entre as funcionalidades, ganham destaque a organização de dados fiscais e contábeis, cadastro de produtos e a geração de notas, boletos e relatórios de venda. A ferramenta está disponível para iOS, Android e desktop.

5. Google Meu Negócio

Esta ferramenta da Google tem como objetivo auxiliar empreendedores a incluir e divulgar sua empresa no ambiente digital. Suas funcionalidades foram desenvolvidas especialmente para pequenos negócios, e podem ser acessas por meio do desktop, sistema iOS ou Android.

Com o Google Meu Negócio, você levanta dados da empresa em 5 minutos e permite que sua marca esteja disponível para o público online. Nesse espaço, é possível monitorar a quantidade de acessos na página e aumentar o engajamento dos clientes. Além disso, a ferramenta oferece apoio e serviço de consultoria para todo empresário cadastrado.

6. Go to Meeting

Para empreendedores que precisam acompanhar a loja à distância, o Go to Meeting é uma ferramenta bastante útil. Por meio do uso em sistemas Android e iOS, gestores e seus colaboradores economizam custos na necessidade de realizar reuniões remotas. 

Além do recurso de teleconferência, o Go to Meeting também permite a realização de videoconferências com até 25 usuários simultâneos. Durante os encontros, os participantes podem compartilhar todos os documentos que acharem importantes.

7. OBZ

Sigla para Orçamento Base Zero, o OBZ é uma ferramenta de controle de gastos indicada para pequenas e médias empresas, e sua aplicação é feita com base em histórico de custos e análise de metas e estratégias. 

Com o OBZ, o empreendedor consegue identificar com maior clareza as fontes dos principais custos, e, a partir desse relatório, estabelecer um valor mínimo de recursos para operar processos com qualidade. Nessas condições, é possível estabelecer novas metas de corte sempre que necessário, eliminando tudo o que é supérfluo na empresa.

8. Pai

Com esse nome simples, o Pai é um aplicativo completo criado pelo Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário. Indicado para empresas iniciantes e de pequeno porte, é utilizado para a gestão de inúmeras funções do setor financeiro. 

Com o Pai você pode calcular preços de produtos e de despesas geradas com a emissão de notas fiscais. Além disso, também terá auxílio extra na hora de fazer o controle do estoque e do fluxo de caixa da loja/empresa.

9. Poka Yoke

Com nome de origem japonesa, Poka Yoke significa “à prova de erros”, e é uma ferramenta bastante interessante para pequenas empresas. Seu principal objetivo é auxiliar empreendedores a reduzir defeitos nos produtos e minimizar a ocorrência de falhas humanas em operações e tarefas administrativas.

Com sua técnica, a Poka Yoke deve ser aplicada em 6 passos, que são:

  • constatação: identificação da falha ou defeito;
  • análise: identificação da relação do defeito com o tipo de falha;
  • solução: estudo e definição de uma solução;
  • teste: aplicação da solução para verificação de sua eficácia;
  • implementação: aplicação definitiva da solução;
  • documentação: registro de todo o processo;

De fato, as ferramentas de gestão são melhor aproveitadas quando toda a equipe participa de sua implementação. Dessa forma, é importante que o empresário inclua seus colaboradores desde o início do processo, focando esforços na organização interna para redução de custos e aumento da produtividade.

Por fim, todo empreendedor iniciante ou experiente, que busca otimizar a rotina da loja, deve se atualizar sobre as estratégias usadas no crescimento do negócio. E, visando o ganho de tempo para acompanhar e orientar seus parceiros, poderá sempre aproveitar novas ferramentas de gestão para potencializar os resultados.

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