Gestão de tempo: aprenda como ser mais produtivo!

Algumas pessoas parecem ter mais que 24 horas no seu dia, não é mesmo? De alguma maneira elas conseguem terminar todos os seus projetos à tempo, enquanto você mal conseguiu terminar de responder seus e-mails. Como isso é possível? Na verdade, essas pessoas não têm mais tempo; têm é mais disciplina! E você pode conseguir também, se aplicar essas técnicas de gestão do tempo que vamos ensinar. Acompanhe:

Por que procrastinamos?

Geralmente, nós temos noção do que precisamos fazer, mas com tantas tarefas, nomes, datas e ideias rodando na nossa cabeça, é impossível organizar tudo. Aí, nos sentimos sobrecarregados antes mesmo de começar a fazer algo, e optamos pelas atividades que dominamos e sabemos que conseguiremos completar rapidamente. Infelizmente, nossa vida não consiste apenas de coisas agradáveis, que nos trazem satisfação. Existem muitas tarefas chatas que acabamos empurrando para o dia seguinte, até que não dá mais para correr da obrigação. A procrastinação só traz estresse e nos faz menos produtivos, pois ocupamos o tempo com tarefas inconsequentes, inventando desculpas para nossa preguiça. “Ah, ainda não tenho todos os dados necessários para começar esse relatório” ou “Eu com certeza vou começar esse projeto depois do almoço”. Soa familiar?

O que você precisa é focar no que é realmente importante e nos seus objetivos. Esvazie sua cabeça para deixá-la preparada para encarar uma tarefa de cada vez. Muitas pessoas acreditam que o multitasking, ou a habilidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo, é imprescindível na hora de gerir seu tempo, mas não funciona bem assim. O mais indicado é concentrar-se em uma coisa de cada vez, e executá-la bem.

Como as listas podem te ajudar

Fazer listas é a base de um gerenciamento de tempo efetivo. Quando todos os seus compromissos e planos estão passados a limpo, é fácil desocupar sua mente dessas preocupações. Uma boa maneira de começar é adquirir uma agenda, que te permitirá fazer o planejamento da sua vida mês por mês. Você nunca mais se esquecerá de um compromisso se o anotar na agenda, e poderá preparar melhor sua semana se souber o que te espera. Se notar que seus dias estão muito ocupados, é possível rearranjar compromissos e se poupar de um cotidiano extremamente corrido.

Tendências de Arquitetura

Graças à popularização de smartphones, computadores e tablets, é ainda mais fácil manter sua rotina organizada com o auxílio de aplicativos específicos. O Google Calendar, por exemplo, é um calendário virtual grátis, que interage com suas outras contas do Google, adicionando eventos e datas importantes automaticamente e criando lembretes. Outros aplicativos muito úteis são o Evernote, que sincroniza notas entre vários dispositivos; Dropbox, que te permite compartilhar conteúdo com outros facilmente; Mind 42, que te ajuda a criar mapas mentais; RescueTime, que computa o tempo passado na internet; entre vários outros. Se você precisa de alguma ajuda, provavelmente existe um app por aí que foi desenhado para resolver seus problemas.

Métodos de gestão de tempo

  • Análise de Pareto

A Análise de Pareto é um método bem fácil de ser aplicado na hora de construir suas listas. Você classifica suas tarefas como A, para tarefas urgentes, B, para tarefas importantes, mas não urgentes, e C para tarefas que não são urgentes ou importantes.

Priorizar as atividades do dia é essencial para organizar seu ritmo de trabalho e descobrir onde focar seus esforços. Aconselhamos começar pelas tarefas mais rápidas, pois você já elimina itens da sua lista e libera tempo para trabalhar nas tarefas que exigirão mais de você.

  • COPE

O método COPE foi desenvolvido pela especialista em gestão do tempo Peggy Duncan. A sigla corresponde às palavras de ordem que devem nortear o seu dia: “claro”, “organizado”, “produtivo” e “eficiente”. Deixando bem claras quais são suas atividades, é possível perceber padrões e sistematizar repetições. Imagine que você envia vários emails de orçamentos durante a semana. Se você criasse um modelo que pudesse apenas copiar e colar toda vez que criar um orçamento, ganharia alguns minutos valiosos. É basicamente pensar maneiras de se tornar mais eficiente, automatizando tarefas e otimizando seus processos de trabalho.

  • 18 Minutos

Peter Bregman foi o idealizador dessa técnica que é focada na análise da produtividade. No começo de seu dia, dedique cinco minutos para traçar metas para o fim do expediente. No final de cada hora de trabalho, dedique um minuto para pensar se essa última hora foi produtiva e o que poderia melhorar. Quando o dia terminar, tire outros cinco minutos para fazer um apanhado geral e conferir se os seus objetivos foram alcançados. Se você somar o tempo todo gasto nessas pequenas pausas, alcançará uns 18 minutos ­(daí o nome). Esse método te ajuda a se habituar a pensar em sua própria produtividade, o que contribuirá enormemente para seu futuro.

  • Pomodoro

A técnica Pomodoro é a queridinha dos executivos, por ser bem prática e facilmente aplicável no ambiente de trabalho. Criada pelo italiano Francesco Cirillo, ela recebe esse nome pois Cirillo utilizava um timer em formato de tomate (pomodoro, em italiano) para administrar seu tempo.

A Pomodoro funciona dividindo seus horários em incrementos de 25 minutos. Você dedica esse período exclusivamente à uma tarefa, como a finalização daquele projeto. No final dos 25 minutos, você deve fazer uma pausa de cinco minutos e relaxar, beber uma água, dar uma volta pelo escritório ou checar suas redes sociais. Assim que a folga acabar, comece outro bloco de 25 minutos. Passados quatro blocos de trabalho e descanso, você tem o direito a uma pausa maior, de 15 minutos.

Tendências de Arquitetura

Para ter certeza que a Pomodoro vai funcionar é preciso concentração, por isso, desligue seu celular, feche a janela do Facebook e não participe de conversas informais com seus colegas quando não estiver no período de descanso.

Com esse método, você conseguirá ver como está ocupando seu tempo, estimar a conclusão de cada tarefa e prever melhor o gasto de tempo com cada ação futuramente.

Em que você gasta tempo?

Existem outros fatores externos que podem desestabilizar a organização do seu dia. Reuniões são um deles. Demoradas, cansativas e improdutivas, as reuniões tradicionais só ocupam tempo na sua agenda. Se você for o responsável por organizá-las, lembre-se de estabelecer um horário de começo e término bem rigoroso e criar pautas claras e ir direto ao ponto. Você também pode sugerir essas medidas para seu chefe.

Outro ponto é não se sobrecarregar demais. Já sugerimos a criação de listas priorizando o que é importante, mas, se possível, delegue encargos para subordinados ou colegas. Se as funções estão bem dividas entre todos os funcionários, é difícil que alguém fique lotado de afazeres.

A boa gestão do tempo não é uma habilidade instantânea. É preciso disciplina e persistência na hora de romper com velhos hábitos e implementar boas práticas de organização e concentração. Os resultados, porém, valem a pena. Uma maior produtividade leva a uma vida mais realizada e tranquila, e um rendimento no trabalho que vai impressionar a todos!

E aí, tá esperando o que pra colocar todas essas dicas em práticas? Se você achou esse artigo útil, deixe um comentário para a gente!

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