Como o gerenciamento de projetos organiza e simplifica processos?

Você sabia que empresas que aplicam as práticas de gerenciamento de projetos têm um ganho de 50% no cumprimento dos prazos de entrega em relação àquelas que não aplicam? Segundo pesquisa realizada pelo PMI (Project Management Institute), até o custo dos projetos cai cerca de 10% quando estes são bem gerenciados.

Essas informações só comprovam a importância da utilização do gerenciamento de projetos nos processos organizacionais, e como essas práticas de gestão podem ser benéficas para empresas e projetos de qualquer tamanho, ou até mesmo para profissionais autônomos.

Veja, no artigo de hoje, como o gerenciamento de projetos pode organizar e simplificar processos!

O que é um projeto?

Um projeto é definido dentro do PMBOK — saiba mais sobre ele a seguir — como “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo”. Isso significa que, quando se tem algo para desenvolver, as técnicas de gerenciamento de projetos podem ser aplicadas. Esses entregáveis podem ser desde a construção de um imóvel, o desenvolvimento de um software, a redação de um livro ou até mesmo a instalação de uma nova fábrica.

O termo “temporário” deixa claro que um projeto precisa ter início e fim, se diferenciando da operação de rotina de uma empresa. Por isso, o planejamento é uma das principais etapas no gerenciamento de projetos e que, se bem executado, vai garantir o sucesso no seu resultado final.

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PMI

Existem atualmente algumas técnicas e metodologias de gerenciamento de projetos sendo aplicadas no mundo todo. No entanto, o instituto mais renomado e pioneiro em estruturar as melhores práticas de gerenciamento de projetos em um livro é o PMI (Project Management Institute).

O PMI é o órgão responsável por divulgar e manter aquele que é conhecido como a bíblia do gerenciamento de projetos, o PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

PMBOK

O PMBOK não é uma metodologia, mas um guia de melhores práticas de gerenciamento de projetos. Ele é, sem dúvida, o livro mais reconhecido sobre o assunto e seu aprendizado capacita profissionais a buscar as certificações mais valorizadas na área, oferecidas pelo PMI, como a certificação PMP (Project Management Professional).

Áreas de conhecimento do PMBOK

O PMBOK divide o gerenciamento de projetos em 10 áreas de conhecimento. São elas:

  1. Gerenciamento de escopo;
  2. Gerenciamento de tempo;
  3. Gerenciamento de qualidade;
  4. Gerenciamento de custos;
  5. Gerenciamento de aquisições;
  6. Gerenciamento de comunicações;
  7. Gerenciamento de recursos humanos;
  8. Gerenciamento de riscos;
  9. Gerenciamento de integração;
  10. Relacionamento com stakeholders.

Essa divisão já é uma amostra de como a aplicação do gerenciamento de projetos ajuda na organização e na simplificação dos processos em uma empresa, tendo em vista que cada umas dessas áreas é essencial para garantir um excelente resultado na entrega.

Ciclo de vida do projeto

Como já mencionado, um projeto deve ser sempre temporário, mesmo que leve anos para ser concluído. De qualquer forma, entre o início e o encerramento, existem pelo menos mais três etapas fundamentais que devem ser levadas em consideração, e que vão garantir o sucesso da entrega final.

Vamos ver as cinco etapas do ciclo de vida de um projeto, e a importância de cada uma delas na organização dos processos:

Início

Nesta fase, é criado o termo de abertura do projeto. Esse termo vai ajudar o gestor do projeto a entender todas as restrições de prazos, custos e qualidade. Aqui, o gestor já deve definir qual será a equipe do projeto e ter certeza de que todos tenham o entendimento macro do que deve ser desenvolvido.

Planejamento

Esta, talvez, seja uma das fases mais importantes no gerenciamento do projeto, já que servirá como guia para todas as demais. Nessa fase, diferentemente do termo de abertura, há um nível de detalhamento muito maior em relação às características do projeto.

Nessa etapa, são criados documentos como o cronograma do projeto, que vai detalhar todas as tarefas, responsáveis e prazos a serem cumpridos. Aqui, também são criados e detalhados diversos documentos, como o plano de gerenciamento de riscos, plano de comunicação, de qualidade, entre tantos outros. O objetivo dessa etapa é estruturar um plano consistente para garantir o sucesso da entrega do projeto.

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Execução

Esta é a fase em que finalmente é colocada a mão na massa. As responsabilidades do gerenciamento de projetos estão principalmente em garantir a qualidade da entrega de cada tarefa, dentro dos prazos e custos pré-definidos.

Nessa etapa, é comum que mudanças sejam solicitadas, seja pelo cliente ou pela equipe. De qualquer forma, o gestor do projeto precisa estar atento a essas mudanças, evitando ao máximo fugir do que já foi planejado na etapa anterior.

Monitoramento e Controle

Esta etapa ocorre em paralelo com a anterior. Basicamente, o monitoramento e o controle vão acompanhar a execução das tarefas fazendo um comparativo com o que foi planejado.

Levando em consideração que na fase de planejamento foram definidos indicadores de qualidade e prazos, a etapa de monitoramento e controle vai garantir a qualidade da entrega de cada tarefa, e será responsável por identificar qualquer desvio que possa ocorrer.

Encerramento

Encerrar um projeto vai além da conclusão das tarefas. A etapa de encerramento tem por objetivo garantir que todos os envolvidos estejam satisfeitos com o resultado final. Nessa etapa, o projeto deverá ser oficialmente encerrado e deve ser feito uma reflexão sobre o que foi aprendido, deixando tudo registrado para uma necessidade futura.

Nessa fase, o gestor do projeto deve solicitar ao cliente a assinatura do termo de aceite e criar junto com a equipe o registro das lições aprendidas, um documento que servirá de apoio para futuros projetos similares.

Por que aplicar o gerenciamento de projetos?

As práticas de gerenciamento de projetos já se provaram eficazes e trazem benefícios diretos para uma empresa. A divisão de um projeto em etapas ajuda diretamente na organização dos processos, detalhando as tarefas de cada integrante de uma equipe, que sabe claramente quais são as suas responsabilidades e contribuições para o projeto.

O gerenciamento de projetos também simplifica os processos, tornando as tarefas mais claras. Como todas as etapas são muito bem documentadas, elas servem de apoio para a continuidade das próximas e até mesmo para projetos futuros e similares.

As equipes tendem a trabalhar mais motivadas e a serem mais produtivas quando estão atuando em projetos bem estruturados. Além disso, a aplicação das práticas de gerenciamento de projetos traz outros benefícios diretos para a empresa, como o aumento da qualidade da entrega, o cumprimento de prazos e a redução nos custos dos projetos.

E você, já utiliza o gerenciamento de projetos na sua empresa? Deixe seu comentário!

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