Como a padronização de processos melhora a eficiência do negócio?

Conseguir resultados aprimorados é um dos objetivos de todo gestor. Para isso, costuma-se investir em máquinas e equipamentos, capacitação dos colaboradores, estratégias de marketing, entre outras coisas. Uma solução — demorada, porém simples — bastante eficaz, mas que, muitas vezes, é esquecida, é a padronização de processos.

No artigo de hoje, vamos falar melhor sobre ela: do que se trata, quais são as vantagens e como pode ser implementada. Continue conosco e saiba mais agora mesmo!

O que é a padronização de processos, afinal?

A padronização de processos trata do estudo, da análise e da implementação de melhorias nas atividades do trabalho, de modo a eliminar gargalos, falhas, reduzir desperdícios e melhorar a produtividade.

Com ela, as tarefas passam a ser realizadas de modo uniforme, independentemente de qual colaborador a realiza, o que também contribui no caso de novos colaboradores que precisam ser treinados — e aprendem a executar o trabalho da forma como deve ser feito.

Toda vez que um processo é padronizado, cria-se um documento, chamado de Instrução de Trabalho, que é a formalização da execução adequada da atividade. Sendo assim, ela funciona como um guia, que aponta o passo a passo, quais as ferramentas necessárias, o tempo médio de execução, o espaço utilizado, além de outros parâmetros que devem ser seguidos, como a regulagem ideal dos equipamentos utilizados, por exemplo.

A formalização desse processo de trabalho e sua divulgação são importantes para que os colaboradores sejam treinados e apliquem na prática os conceitos que foram definidos.

Quais os benefícios da padronização de processos?

A padronização de processos visa aprimorar os processos, melhorando a execução, reduzindo ou eliminando desperdícios e alcançando resultados cada vez melhores. Sendo assim, podemos citar como benefícios principais:

Utilização adequada dos recursos

Com a eliminação de falhas e gargalos, os trabalhos passam a ser realizados aproveitando os recursos da melhor forma possível. Entre os recursos de trabalho, podemos citar: mão de obra, tempo, dinheiro e insumos, por exemplo.

Melhora na operacionalização do processo

Uma das etapas da padronização de processos é a realização de um estudo da execução das atividades, que busca encontrar soluções que possam melhorar a utilização do espaço disponível, sequenciar as atividades, reduzir o tempo de execução e eliminar os desperdícios.

Logo, pode-se dizer que, após a implementação das melhorias, a operacionalização de cada tarefa se torna mais simples.

Aumento nos índices de produtividade

Com a eliminação de falhas, etapas desnecessárias e melhor aproveitamento do espaço de trabalho, os colaboradores conseguem produzir mais, em menor tempo. Com isso, os índices de produtividade aumentam consideravelmente.

Melhora na qualidade dos produtos e serviços oferecidos

A eliminação das falhas e a padronização no processo fazem com que a forma de execução seja a mesma, independentemente de qual colaborador está realizando a atividade. Isso ajuda a alcançar uma maneira uniforme de produção, além de eliminar os problemas que afetam a qualidade oferecida.

Aumento do controle sobre as atividades

Atividades padronizadas facilitam a avaliação dos resultados e o desempenho individual de cada colaborador, o que permite a realização de análises mais justas para todos.

Além disso, com uma referência da forma adequada da execução das atividades é possível comparar os resultados práticos e apontar o que precisa se feito em termos de melhoria — caso haja alguma discrepância.

Como os processos de uma empresa podem ser padronizados?

Apesar de simples, o processo de padronização de processos é demorado e requer muito estudo e análises. Cada empresa adota uma metodologia que melhor se adéqua ao seu modelo de negócios. Porém, a seguir, listamos um passo a passo que pode ser seguido, ou servir de exemplo. Confira:

1. Treinamento inicial

O primeiro passo é reunir os colaboradores e explicar que ocorrerão mudanças na forma como os trabalhos são realizados e os benefícios que isso trará para as rotinas e os resultados da empresa. Vale ressaltar, também, a importância que cada um tem nesse processo e como é necessário que cada um contribua. 

É muito importante fazer com que as pessoas compreendam as necessidades e as vantagens dessas mudanças e fazer com que elas estejam engajadas, visto que não adianta elaborar o planejamento, se ele não for implementado na prática por quem executa as atividades.

2. Mapeamento dos processos

Nesse momento, começa a fase de estudos. Ela pode ser feita por atividade, ou então por meio da divisão de grupos de trabalho, que mapearão mais de uma atividade por vez.

É importante documentar o passo a passo de como a atividade é realizada atualmente. Além de criar fluxogramas, vale filmar e cronometrar as atividades, coletando o máximo de informações possível.

3. Identificação dos gargalos

Depois que as atividades são mapeadas, é hora de identificar as falhas, os gargalos e as tarefas desnecessárias. Como o objetivo é melhorar a operacionalização da atividade, qualquer problema que o processo apresente deve ser identificado, bem como os seus impactos na execução e nos resultados.

4. Definição das melhorias

Feita a identificação dos problemas, é necessário apontar quais melhorias serão feitas para minimizá-los, ou mesmo, eliminá-los. Nesse momento, muitas análises são feitas, visto que pode surgir mais de uma ideia de melhoria para cada falha.

Se for o caso, liste quais benefícios e os impactos que cada uma delas proporciona, mas nada impede de ser implementada mais de uma, simultaneamente.

5. Implementação das mudanças

Essa etapa é a parte prática das melhorias que foram levantadas. Nesse momento, as soluções são aplicadas na prática, já trazendo as mudanças para os processos. Mais uma vez, é preciso contar com o engajamento dos colaboradores.

6. Monitoramento das atividades

Antes de formalizar as alterações nos processos, é preciso monitorar as atividades em sua nova execução, a fim de identificar novas falhas na prática, ou mesmo outras melhorias que precisam ser realizadas.

Caso seja necessário fazer modificações, é necessário repetir os passos 4, 5 e 6, até chegar ao modelo de processo ideal.

7. Criação das instruções de trabalho

Assim que as alterações são permanentemente definidas, é hora de documentá-las por meio das Instruções de Trabalho, que, como citamos acima, é o documento que especifica como a atividade deve ser realizada.

8. Formalização das instruções de trabalho

A formalização das instruções de trabalho se trata do registro desses documentos, tornando-os oficiais.

9. Divulgação das instruções de trabalho

Nesse momento, os colaboradores tomam ciência do documento e que eles são o “norte” para a realização das atividades. 

10. Treinamento final

Seja para aplicar as alterações na prática, seja para treinar novos colaboradores ou mesmo ressaltar a importância da participação de cada um, o ideal é envolver os colaboradores nas mudanças e mostrar os resultados que já estão sendo alcançados com as alterações que já foram realizadas.

A padronização de processos ajuda a garantir que as atividades serão realizadas da melhor forma possível, trazendo melhorias para a forma de trabalho e para os resultados da empresa, em diversos aspectos — quer sejam financeiros, operacionais ou de qualidade, por exemplo.

Agora, leitor, aproveite os comentários e nos conte: o que achou desse artigo? Suas dúvidas a respeito da padronização de processos foram esclarecidas? Comente e participe!

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