7 dicas de gestão de agenda para arquitetos

Arquitetos são profissionais que, em muitos casos, recebem por projeto executado. Por esse motivo, quanto mais eles trabalham, maior é o lucro de sua empresa no final do mês. Talvez você esteja em uma situação como essa – e, neste caso, ser mais produtivo é essencial. Por isso, é indispensável fazer a gestão de agenda e melhorar sua produtividade.

Por outro lado, mesmo que você trabalhe como funcionário de um escritório, com salário fixo, ainda precisa se preocupar com a produtividade. Afinal, o dia a dia de um arquiteto envolve muitas atividades: reuniões internas, atendimento aos clientes, além do planejamento e execução de projetos. É fácil se perder e deixar que tarefas se acumulem, transformando seu dia de trabalho em algo atribulado.

Seja para aumentar sua produtividade, ou simplesmente para manter a ordem da rotina, a gestão de agenda é vital. Pensando nisso, nós preparamos sete dicas essenciais valiosas. Confira!

1. Inspire-se na rotina de pessoas bem-sucedidas

Pessoas bem-sucedidas cultivam hábitos que lhes permitem aumentar sua produtividade. São pequenos rituais ou procedimentos que elas aprenderam ao longo de sua trajetória. Você poderia levar muito tempo para aprender esses mesmos segredos sozinho.

Então, em vez disso, por que você não aproveita a experiência de quem já chegou ao topo e absorve alguns de seus melhores hábitos no seu dia a dia? É claro que nem tudo que funciona para Bill Gates vai funcionar da mesma maneira para você.

Mesmo assim, o experimento é válido, e você pode descobrir algumas maneiras intrigantes de gerenciar seu tempo e tirar o máximo proveito dele, tornando-se um arquiteto de sucesso.

2. Crie uma lista

É possível que você tenha dificuldades na gestão de agenda simplesmente porque não tem a noção exata de tudo o que precisa ser feito, todas as suas tarefas pendentes. Então, o ponto de partida para o gerenciamento do tempo deve ser identificar tudo o que você precisa fazer.

Crie uma lista! Comece agora, no Word ou em uma folha de papel. Anote tudo o que você precisa fazer hoje, amanhã, na próxima semana. Recomendamos que você separe a lista em duas categorias: tarefas recorrentes, como uma reunião semanal, ou pontuais, como enviar um e-mail para seu cliente.

Isso vai permitir que você tenha uma visão mais geral, panorâmica, das demandas do seu trabalho. Somente então você vai poder começar a desenvolver um modelo de agenda capaz de englobar todas as suas atividades.

3. Identifique as prioridades

Um dos maiores problemas que os arquitetos encontram na gestão de tempo é o excesso de atividades. Há muito a ser feito e, portanto, é preciso determinar o que vai ser executado primeiro e o que fica para depois. Esse processo de divisão de tarefas, no entanto, só pode dar certo se você tiver uma clara noção de quais são suas prioridades.

Muitas pessoas acham que é melhor fazer as tarefas simples e rápidas primeiro; isso causa uma falsa sensação de produtividade, porque você consegue riscar vários itens da sua lista. No entanto, você acaba perdendo tempo com tarefas que, provavelmente, não eram tão importantes.

Assim, uma forma melhor de determinar o que é prioridade é identificando quais tarefas: (1) vão agregar mais valor ao seu trabalho, ou (2) vão subtrair mais valor, se não forem feitas no prazo. Focando nessas atividades primeiro, talvez você produza menos em um dia, mas tudo que você produzir terá mais impacto.

4. Tenha uma gestão de agenda centralizada

Agora você já viu tudo o que precisa fazer, e também já definiu o que será feito primeiro. O próximo passo é, efetivamente, colocar isso na sua agenda. Qual estilo de agenda usar? Bem, isso vai depender das suas preferências. Hoje, existem muitas agendas virtuais disponíveis, com uma série de funções, mas ainda há arquitetos que preferem uma boa agenda de papel.

Independentemente da sua escolha, é essencial que você centralize a informação. Um erro comum de quem não tem o hábito de usar uma agenda é anotar algumas coisas aqui, outras ali, e outras acolá – dependendo do que estiver mais próximo, na hora.

Com isso, você pode acabar perdendo ou esquecendo lembretes para compromissos importantes. Por isso, ao escolher sua agenda, comprometa-se a anotar tudo sempre nela.

5. Prepare sua agenda diariamente

Durante o dia, você pode ir anotando compromissos e lembretes na sua agenda. Mas é essencial que, à noite, você separe trinta minutos para organizar seus horários para o dia seguinte.

Esse procedimento é importante porque, ao fazer isso, você vai perceber que talvez tenha atividades demais marcadas para o dia seguinte – ou seja, você terá que pedir novos prazos. Por outro lado, você também pode perceber que o dia seguinte vai ter algumas folgas – ou seja, será possível encaixar alguma atividade adicional, adiantar um projeto, ou até mesmo usar o tempo livre para você mesmo.

Só é possível perceber essa dinâmica quando você realmente faz uma pausa e se concentra em organizar as tarefas que estão marcadas na sua agenda, transformando-as em compromissos, com horário para começar e terminar.

Fazendo isso sempre na noite anterior, você já se levanta da cama de manhã com uma clara noção do que precisará fazer para completar suas metas ao longo do dia.

6. Aproveite os recursos do seu smartphone

Nós já mencionamos que alguns arquitetos podem ser adeptos das tradicionais agendas de papel. Mesmo assim, vale a pena lembrar que os smartphones – esse aparelhinho do qual você não se separa o dia todo – oferecem uma série de aplicativos úteis para a gestão de agenda.

Além da própria agenda virtual, que permite configurar notificações para que você nunca se esqueça dos compromissos importantes, o smartphone ainda traz apps para fazer anotações, organizar seus contatos, registrar contas e gastos, criar listas de tarefas pendentes, etc.

Com todos esses recursos, o smartphone pode ser a única ferramenta de que você vai precisar para se manter organizado.

7. Divida as atividades: profissionais, lazer e família

A última dica pode ser a mais importante. Quando você estiver fazendo a gestão de agenda, organizando suas tarefas e horários, cuidado para não dedicar tempo demais ao trabalho. Separe também um tempo para sua família, e para si mesmo. Mais importante ainda: respeite esses horários, de maneira tão rigorosa quanto você faz com seus horários de trabalho.

Não se esqueça de que os momentos de lazer são essenciais para que você mantenha um alto nível de motivação e produtividade em suas atividades profissionais.

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